1.1 La crescita delle aziende basate sull'informazione

La tecnologia elettronica e informatica è, al momento, un luogo comune negli scambi, negli affari governativi ed in altre organizzazioni. Come risultato di ciò, la mole di informazioni creata da un'azienda si è ingigantita, e il modo di operare delle organizzazioni ha subito una profonda trasformazione. Molte, mosse dalla consapevolezza che i loro contenitori d'informazioni sono dei veri e propri strumenti per "prendere decisioni", hanno iniziato a valutare questi contenitori come la loro più importante risorsa: l'informazione di base. Questo trend sta continuando supportato dalla recente e significativa crescita delle intranet aziendali, dallo sviluppo numerico dei client/server e dall'esplosione della rete internet con tutte le sue ramificazioni legate alle applicazioni commerciali. Parallelamente a questo cambiamento vi è la consapevolezza che le aziende al momento competono in un mercato fondato sull'informazione dove un nuovo bene, il capitale intellettuale, è dominante. Il capitale intellettuale rappresenta il fondamento dell'azienda dell'informazione e infatti funge da base per la generazione e lo scambio dell'informazione, e la sua conseguente autocrescita.

Le aziende dell'informazione sono state caratterizzate come aziende nelle quali la chiave di successo è rappresentata dall'informazione. Il loro vantaggio competitivo deriva dal possesso e dall'utilizzo effettivo dell'informazione. Esempi di questo tipo di azienda sono gli studi legali, le società commerciali, le società di marketing, le aziende che producono software, molti uffici governativi, le università, l'esercito, e una parte significativa delle maggiori compagnie manifatturiere, indifferentemente dal fatto che producano biscotti o automobili. L'utilizzo degli strumenti e dei sistemi elettronici ha alterato in modo significativo i processi afferenti l'uso dell'informazione. Nel momento in cui un'azienda decide di abbracciare le nuove tecnologie e quindi investe pesantemente nella "digitalizzazione dell'informazione", deve avere delle competenze relative ai processi commerciali legati a questo cambiamento: i costi degli investimenti tecnologici, la comunicazione e la sicurezza, l'impatto dei continui aggiornamenti hardware/software, la produttività e la performance dei lavoratori.
Con l'aumento delle aziende legate all'informazione, sono sorte molte domande cui bisogna ancora rispondere; ed inoltre come conseguenza i lavoratori al momento utilizzano i loro strumenti informatici per creare, registrare, far circolare e produrre un'enorme quantità di dati elettronici. Prodotti primariamente sotto forma di documenti, questi dati sono perlopiù di tipo testuale, ma includono anche elementi quali cartine e grafici, oggetti multimediali come immagini, suoni e video, così come informazioni strutturate in tabelle di database.

Il risultato ultimo di questa enorme trasformazione nel mercato del lavoro è stato la creazione dell'impresa dell'informazione. Questa impresa è presieduta dai cosiddetti lavoratori dell'informazione che creano, fanno circolare e producono informazione, che rappresenta il capitale intellettuale accumulato dall'azienda, in documenti elettronici. Con questa proliferazione di capitale intellettuale, le aziende hanno iniziato ad aumentare i loro investimenti nelle tecnologie legate all'informazione in modo da ottenere il risultato atteso, cioè l'intelligenza strategica, commerciale e competitiva che rappresenta il fondamento dell'azienda dell'informazione.

1.2 Acquisizione e gestione dell'informazione

Dal momento in cui le nuove tecnologie e i processi di produzione sono installati, le organizzazioni lavorano per implementare una varietà di soluzioni che faciliteranno la produzione e la gestione dell'informazione. Estendendo queste soluzioni a sistemi numerici e piattaforme operative, è possibile includere sistemi di gestione documentale (PDM, CAD, CDM), sistemi di gestione di database (file piatti e relazionali), sistemi di informazione spaziale, sistemi di ipertesti aperti e distribuiti (intranet, il web), ricerca di informazioni e recupero di strumenti informativi, e ancora, lavori di collaborazione e tecnologie di aiuto all'utilizzo (groupware, workflow, messaging).

Una volta stabilito un particolare assetto e delle particolari richieste, ognuno di questi approcci può costituire una soluzione appropriata. Le soluzioni alla gestione documentale sono al momento cruciali per l'industria ingegneristica, specialmente dove la creazione e il controllo del design dei documenti è fondamentale. Mentre il modus operandi dei "lavoratori dell'informazione" è rappresentato dal contenuto dei documenti, i cosiddetti venditori della gestione documentale, si dedicano alla redazione e circolazione dei documenti. Sebbene parte dell'informazione vada quindi acquistata, la gestione documentale è lontana dal divenire l'investimento più costoso all'interno delle aree di applicazione della missione strategica dell'azienda.
Un esame serrato del mercato della gestione documentale rivela una significante e particolare anomalia: i venditori non sempre sono in grado di soddisfare le richieste, e quindi le aziende continuano a implementare le tecnologie di gestione dell'informazione che, tuttavia, stentano a raggiungere un'effettiva efficienza.

1.3 Produzione dell'informazione

I processori Word rappresentano per il lavoratore dell'informazione di oggi quello che i caratteri editoriali di Gutenberg rappresentavano per la parola scritta. Il processore Word rappresenta il fulcro della creazione dei dati. Esso fornisce le basi per la produzione delle informazioni, e fornisce i principali elementi per la generazione dell'informazione. La maggior parte della produzione Word è rappresentata da documenti testuali, ma poiché il processore diviene sempre più potente, anche gli output tendono a diventare più sofisticati.

Oltre allo strumento del processore Word, c'è un'ampia gamma di altri strumenti di produzione come programmi editoriali, di modulistica, applicazioni CAD, Web browser, sistemi di gestione di database e altro ancora. Presi tutti assieme, questi strumenti convogliano e filtrano la produzione del lavoratore al fine di creare un output elettronico che può operare da solo o formare un componente di un più complesso prodotto dell'informazione.

1.4 Accesso sicuro e distribuzione dell'informazione

Nella maggior parte dei casi, l'informazione di cui le aziende hanno bisogno già esiste all'interno dell'azienda stessa e una volta accertata la "bontà" dell'informazione disponibile, il loro interesse principale è di trovare un modo effettivo di accedere all'informazione, e di distribuirla a seconda delle richieste. In questo modo, l'accesso e la distribuzione interna ed esterna sono diventati una priorità per i lavoratori dell'informazione.

Uno dei più importanti aspetti dell'accesso all'informazione è di essere in grado di vedere il contenuto di documenti riguardanti file in diversi formati, in diversi sistemi operativi o protocolli di comunicazioni. E' necessaria, dunque, una lista di documenti arricchita dalla comparazione delle loro caratteristiche, dal vantaggio fornito dagli strumenti elettronici, in modo da essere capaci di intraprendere e spiegare notazioni e memos. I lavoratori vogliono un accesso libero all'informazione per aggiungere valore al loro bagaglio informativo.

1.5 Manipolazione e lavorazione dell'informazione

La ricerca intelligente e il recupero di strumenti assicura ai lavoratori il reperimento di informazioni di tipo "costruzione a blocchi". Certi strumenti offrono l'opportunità di rilevare, soppesare, vedere e filtrare gli enormi volumi di dati elettronici disponibili. Questi strumenti dipendono da specifiche fonti d'informazione che provvedono ad una veloce ricerca e recupero all'interno di un grande volume di dati, per uno o più utenti. Idealmente, un'interfaccia universale garantisce l'accesso all'informazione senza badare al sistema operativo o al protocollo di comunicazioni. La crescita dell' "intelligenza" in questo tipo di funzionalità permette il raggruppamento e il riassunto dei documenti, e l'unione di dati strutturati e non strutturati.

In più, la ricerca delle preferenze può al momento essere personalizzata e finalizzata usando gli agenti intelligenti, che sono tecnologicamente studiati per agire a vantaggio dell'utente. Questa personalizzazione può includere sia le informazioni che si stanno cercando, sia dove e quando si vuole la disponibilità di tali informazioni, quando rendere noti i risultati, e come consegnarli (formato, struttura e tempo di ordinamento). Gli agenti intelligenti sono la pietra miliare della creazione di un ambiente di spinta che prenda le informazioni direttamente per l'utente nel momento stesso in cui egli ne ha bisogno, piuttosto che richiedendo all'utente di attivare ogni volta la ricerca. Questo è un vantaggio non valutabile per i lavoratori che hanno richieste di informazioni che prevedono ricerche intensive su base regolare.

1.6 Mappa dell'informazione

Una mappa dell'informazione definisce i canali disponibili ad uso dei lavoratori individuali o dell'azienda. Essa descrive i meccanismi disponibili per la lavorazione dell'informazione e per la formulazione dell'informazione. La mappatura rende espliciti sia i metodi sia i processi che sono usati all'interno dell'organizzazione. Allo stesso modo, la mappa illustra altre potenziali vie o servizi utilizzate nella produzione dell'informazione. Affinché un sistema di mappatura sia tale per l'utente, esso deve essere accessibile, flessibile ed intuitivo.

Quando ci si mette al lavoro, una mappa può provvedere alla rappresentazione visuale (figure delle basi dell'informazione, argomenti, fonti, etc.), o semplicemente fornire un sommario narrativo di tutta la struttura del sistema d'informazione e dei componenti di base. Poiché la mappatura non è ancora stata completamente implementata, i lavoratori stanno chiedendo al momento proprio questo tipo di servizio. La mappatura assicura che i lavoratori "conoscano quello che hanno". Allo stesso modo, essa contribuisce alla soluzione di problemi pratici come la rapida informazione dei nuovi addetti, o al supporto alle decisioni relative agli investimenti informatici.

1.7 Traccia e valutazione dell'informazione

L'informazione vantaggiosa può essere ottenuta attraverso la traccia e la valutazione della produzione dell'informazione, della sua manipolazione e lavorazione. Definita come metadato, si tratta di quella informazione che assiste alla definizione, categorizzazione e localizzazione del dato. Essenzialmente questa funzione si riferisce a "chi sta facendo cosa con cosa". I metadati fanno in modo che gli utenti agiscano con intuito all'interno dell'informazione, che i tipi di dati siano accessibili, che tutte le fonti dei dati siano frequentate, etc.

Il fatto di avere queste funzioni disponibili all'interno di un'azienda dell'informazione offre due benefici molto significativi: 1) consapevolezza e controllo dei flussi di informazioni (gestione della circolazione, checkin/checkout delle caratteristiche, traduzione), e 2) un feedback nello sviluppo dell'informazione, per assicurare continua assistenza al fine di aumentare l'acquisizione dell'informazione, la gestione e la suddivisione delle funzioni.

1.8 Informazione legata all'impresa

Esiste un modo semplice di esprimere che cosa un'azienda sta cercando oggi: vantaggio competitivo attraverso un semplice, organizzato e rapido accesso all'informazione. Infatti, nel momento in cui le organizzazioni esaminano il loro modo di operare, questo vantaggio aumenta.

Le richieste delle aziende di oggi sono: l'abilità di creare documenti ed altri dati che siano oggettivi nella prospettiva dell'utente; un modo semplice per organizzare e tracciare le fonti dell'informazione; un rapido ed effettivo accesso verso l'informazione desiderata (indipendentemente dal fatto che l'azione sia di tipo push o pull). Tutti questi criteri sono concentrati nel bisogno pressante dei lavoratori e delle aziende di acquisire e gestire l'informazione, piuttosto che nella tecnologia stessa.

1.9 Una soluzione integrata

L'acquisizione e la gestione dell'informazione dipende, in primis, dalla presenza di due elementi: 1) persone da abilitare al ruolo di lavoratori (sapere, processo o produzione del lavoratore), e 2) sistemi e strumenti collegati all'impresa – completa generazione e scambio dei dati e dei documenti. Dal momento che questi due elementi al momento sono da ritenersi essenzialmente inseparabili nel contesto dell'azienda moderna, non ci dovrebbe essere discordia nell'affermare che il fattore umano è ancora la primaria forza trainante la produzione e la collezione dell'informazione. Nondimeno, all'interno di questo contesto la tecnologia è diventata essenziale per la produzione dell'informazione di base e la consegna dei servizi. Questa è la tecnologia che permette una valutazione dell'informazione; tale valutazione avviene in base all'accessibilità, l'organizzazione e la collaborazione dell'informazione.

Nelle organizzazioni a grappolo con un sistema decisionale a catena, vi è un'attenzione crescente verso le nuove tecnologie che porta all'identificazione di una soluzione integrata che può incontrare i bisogni correnti ed emergenti dell'utente. L'Aberdeen Group ha recentemente notato che più di metà delle 1000 compagnie di Fortune adotterà una tecnologia di tipo "sistema documentale" nei prossimi due anni come parte di una strategia chiave per l'incremento della produttività dell'azienda attraverso la suddivisione dei documenti, l'automazione dei processi, e la gestione dei contenuti del Web e di intranet. Un articolo recente di CAP analisi industriale Ventures identifica i principali traini che stanno dietro alle organizzazioni che ricercano una soluzione integrata:

le informazioni commerciali quasi mai derivano da una stessa fonte (o risiedono); di solito derivano da fonti molteplici d'informazione;

l'informazione è perlopiù organizzata in sequenze ed eventi; …(ma è previsto) che in risposta a un bisogno ci sia una scheda o una situazione commerciale;

il fine della "gestione documentale" è il "recupero dell'informazione" attraverso un'interfaccia comune – il browser.In accordo con i significativi cambiamenti sia nella tecnologia, sia nelle applicazioni, aumenta la consapevolezza dell'utente nel definire i requisiti dell'informazione all'interno di questo tipo di ambiente. La chiave sta nell'abilità dell'utente finale di definire e controllare l'interazione con le numerose fonti dell'informazione …(e) il modo in cui l'informazione è classificata, organizzata e priorizzata affinché possa essere utilizzata a fini commerciali. In più, l'utente finale vuole assicurare che le fonti dell'informazione siano sicure ed accessibili. Un recente studio del CAP Ventures che fa un'inchiesta fra gli utenti sulle caratteristiche dell'informazione giudicate più importanti, rivela che al primo posto c'è la sicurezza con 59%, seguita dalla possibilità di ricerca testuale al 57%.

Allo stesso tempo poiché le aziende e gli utenti cercano soluzioni integrate per gestire ed usare le fonti d'informazione, c'è stato un importante sviluppo nelle architetture dell'informazione. L'emergenza di affinare una tecnologia intranet ha presentato enormi opportunità per la divisione dell'informazione e la consegna dei contenuti ai lavoratori dell'azienda e ai collaboratori.

1.10 Investire nell'architettura di un'azienda dell'informazione

Come si definisce il capitale intellettuale? Larry Prousak, il titolare della Ernst & Young's Boston – Centro fondato sull'Innovazione nel Commercio, lo definisce come una risorsa intellettuale che è stata "formalizzata, catturata e che fa leva" sulla creazione di attività di valore maggiore. In altre parole, affinché l'informazione sia un'attività utilizzabile è necessario che ci sia un processo che identifichi, cataloghi e gestisca le fonti d'informazione, che costruisca un indice di memoria corporativa, e provveda alla creazione dei mezzi effettivi per l'accesso, lo scambio e la divulgazione dell'informazione. L'evidenza dimostra che le aziende, al momento, stanno facendo degli investimenti significativi nell'acquisizione e nella gestione dell'informazione.

Dataquest ha reso noto che il livello di spesa, di sviluppo e di gestione dell'informazione è aumentato da 410 milioni di US$ nel 1994 a 4.5 bilioni di US$ nel 1999. Dal 2005, sono più di 50 milioni di posti di lavoro che appartengono ai lavoratori dell'informazione. Le industrie leaders come Dow Chemical Co., Coca-Cola Co., Monsanto e le maggiori organizzazioni di servizi hanno creato una nuova figura all'interno delle loro organizzazioni: il capo dell'ufficio dell'informazione. L'ufficio dell'informazione lavora per "creare un'infrastruttura di gestione dell'informazione, costruire una cultura dell'informazione e renderla pienamente funzionante".

1.11 Costruire un network dell'informazione

Quando un'azienda diventa cosciente dei benefici di una soluzione integrata per l'acquisizione e la gestione dell'informazione, la soluzione richiesta è più facilmente definita. Si tratta di un network dell'informazione che identifica, collega, e deriva il valore dalle fonti di informazione.

Un'industria di analisi, la META Group, ha recentemente notato che nel momento in cui un'azienda non è in grado di gestire attivamente diverse architetture/tecnologie, allora essa ricerca una retro-integrazione della tecnologia. Ciò implica che le architetture di tipo IT miglioreranno gli inventari dell'hardware e del software verso un approccio che racchiude tutti gli aspetti dell'interazione corporativa (processi commerciali, persone, tecnologia, e cultura organizzativa). Ci si attende che il centro di gravità tecnico cambi da un centro DBMS in ambiente client/server a un centro middleware-based distribuito nell'ambiente, riflettente un cambiamento totale dalla computerizzazione alla comunicazione.

Nella costruzione di un network dell'informazione che rifletta questo cambiamento significativo, due fondamentali richieste del mercato devono essere soddisfatte: servizi di gestione dell'informazione (mappe di copertura, integrazione e amministrazione dell'informazione) e servizi di produzione dell'informazione (accordi per la consegna dell'informazione, generazione e scambio dei documenti, e pubblicazione). In dettaglio queste richieste possono essere descritte in termini di:

1.12 Centro di gestione dell'informazione

Il sistema completo di consegna e l'amministrazione delle funzioni includono: mappatura dell'informazione per identificare e organizzare la struttura dell'informazione aziendale interna ed esterna, i metadati e le fonti; gli attivatori dell'informazione provvedendo alla costruzione di una piattaforma dinamica e sicura per l'integrazione dell'informazione e, in questo modo, moltiplicano gli inventari dei dati; gli attivatori si occupano anche dell'amministrazione dei dati, il profilo dell'utente e i servizi di permesso, l'amministrazione della sicurezza e dei file.

1.13 Centro di produzione dell'informazione

La consegna dell'informazione e dei servizi legati all'informazione, include: la ricerca e il recupero dell'informazione, la produzione e la pubblicazione di documenti compositi e multimediali, il vantaggio e lo sforzo degli agenti intelligenti; la possibilità di uso dell'informazione viene estesa attraverso la vista e la pubblicazione dell'informazione accresciuta rispetto ai formati originari, la traduzione dei documenti sottoposti a controllo, la suddivisione flessibile delle diverse informazioni attraverso i sistemi di messaggio.

Attraverso l'installazione di un network dell'informazione, i lavoratori hanno un accesso rapido e facile a un completo set di servizi dell'impresa e un utilizzo funzionale degli stessi.

Il modo in cui questi networks sono al momento spiegati richiederà un'importante considerazione. Due possibili approcci sono il cosiddetto "bottom-up approach" che massimizza le risorse possedute dai lavoratori che di fatto utilizzano le fonti dell'informazione dell'azienda; e il "top-down approach" che assicura un certo tipo di conformità e disciplina nel modo in cui certe informazioni vengono gestite e il modo di migliorare l'uso delle risorse di tipo IT. Poiché l'adozione di un determinato approccio influenza l'ambiente di lavoro, la definizione della strategia sarà in gran parte dipendente da come l'informazione è, in quel momento, utilizzata all'interno di una data impresa.